Assinaturas: A chave para a comunicação profissional por e-mail

Como gerente ou empresário, você sabe o quanto é importante ter uma impressão positiva e surpreendente. E, nos e-mails, sua assinatura costuma ser a primeira coisa que os funcionários veem. Você está otimizando esse lugar de destaque? Neste artigo, vamos ajudá-lo a criar uma assinatura profissional e de grande utilidade, que não apenas transmita suas funções e informações de contato, mas também amplie sua experiência e ofereça visibilidade a seus funcionários.

O que é uma assinatura?

Eine Signatur é um curto trecho de texto, que normalmente se encontra no final de um e-mail ou de um documento de comunicação. Ela serve como uma representação digital de sua identidade e contém informações importantes sobre sua função, sua empresa e seus dados de contato. Uma assinatura bem formulada dá à sua comunicação não apenas um toque profissional, mas também ajuda os funcionários a identificá-los facilmente e a entrar em contato com eles. Ela é um elemento essencial, para que a sua capacidade de comunicação seja estabelecida e para que o seu impacto positivo seja observado no ambiente de trabalho.

Como é usada uma assinatura na comunicação por e-mail?

Na comunicação por e-mail, uma assinatura é usada para fornecer informações importantes sobre o remetente. Ela fica tipicamente no final de um e-mail e funciona como assinatura digital e Cartão de visita digital . A assinatura contém informações como o nome do remetente, o nome do funcionário, o nome da empresa, informações sobre o contato e muitos outros elementos como um logotipo ou um link para um site. Por meio da utilização de uma assinatura em e-mails, os professores podem controlar sua identidade, oferecer segurança e facilitar o contato com seus funcionários. É um instrumento útil, para que as respostas por e-mail transmitam uma impressão de profissionalismo e seriedade.

Como faço para obter uma assinatura no Word?

Para que um documento do Word tenha uma assinatura ou um bloco de assinatura, siga este manual de instruções:

1. Acesso ao Word: Abra seu documento do Word e navegue até o local onde você deseja inserir as assinaturas.
2. Registro "Einfügen": Clique em "Registerkarte" "Einfügen" no menu acima do Word-Fenster.
3. Symbolleiste auswählen: Clique em seção "Texto" da lista de símbolos na caixa de seleção "Signaturzeile". Daraufhin öffnet sich ein Dropdown-Menü.
4. Selecione o menu suspenso: Selecione no menu suspenso "Microsoft Office-Signaturzeile". Um diálogo será exibido.
5. Campo de diálogo "Hinzufügen": No campo de diálogo, forneça as informações necessárias, como nome, cargo e endereço de e-mail. Você também pode inserir uma imagem ou um logotipo.
6. Signatur bestätigen: Quando você tiver os dados necessários, clique em "OK". A assinatura será exibida no local indicado em seu documento do Word.
7. Assinatura definida pelo usuário: Um das Erscheinungsbild der Signaturzeile anzupassen clique com o botão esquerdo do mouse na direção oposta e clique em "Signatur einrichten". Desse modo, você pode alterar a formatação, inserir o texto desejado ou alterar a assinatura até o ponto de partida.

Se você tiver essas informações, poderá criar um documento do Word com uma assinatura que reforce sua profissionalidade e forneça informações importantes sobre contatos.

Quais informações devem ser incluídas em uma assinatura?

Em um Signaturzeile, é importante que informações importantes sejam coletadas para identificar e estabelecer sua experiência profissional. Aqui estão alguns elementos específicos, que devem ser incluídos:

Nome completo

Coloque o seu nome completo, para que seja possível uma identificação completa e uma ligação pessoal com os funcionários.

Nome do funcionário (Berufsbezeichnung)

Informe sua posição atual ou seu cargo, para que seu papel dentro da organização seja compreendido e sua competência seja avaliada.

Nome da empresa

Informe o nome da empresa ou da organização para a qual você trabalha, para que sua zelo e cuidado com a saúde e a segurança sejam garantidos.

Informações de contato

Forneça dados de contato relevantes, como número de telefone e endereço de e-mail, para que outros possam se comunicar de forma problemática.

Site

Envie, por exemplo, um link para o seu site pessoal ou de sua empresa, para obter informações úteis sobre seu trabalho ou seus serviços e melhorar sua presença on-line.

Perfil de mídia social

Crie links para seus perfis de mídia social profissionais como LinkedIn ou Twitter, para que outras pessoas em diversas plataformas entrem em contato e interajam com você.

Nome do funcionário ou certificados

Mostre todos os atestados de competência relevantes ou certificados, que demonstrem sua competência técnica e seu compromisso com o sucesso profissional.

Logotipo ou marca

Use o logotipo da sua empresa ou os elementos de identificação da marca para aumentar sua identidade profissional e reduzir o impacto de sua marca.

Mantenha sua assinatura intacta e não a sobrecarregue com muitas informações. Com a inclusão desses detalhes importantes, você criará uma assinatura eletrônica profissional e informativa, que fortalecerá sua presença e facilitará a comunicação.

Como faço para obter uma assinatura no Google Docs?

Para obter uma assinatura no Google Docs, siga os seguintes passos

1. Inicie o Google Docs: Abra seu documento do Google Docs e navegue até o local em que você deseja inserir as assinaturas.
2. Registro "Einfügen": Clique em "Menüleiste no menu do Google Docs-Fenster, clique em Registerkarte "Einfügen".
3. Nova identificação: Pressione o botão Mauszeiger no menu suspenso sobre "Zeichnung" e clique em "Neu".
4. A lista de símbolos está disponível: Clique no Zeichenfenster exibido na lista de símbolos sobre o botão "Linie".
5. Selecione a linha: Marque uma linha com o tamanho desejado para a linha de assinatura. Você pode ignorar as opções de linha e de estilo na lista de símbolos.
6. Texto a ser usado: Para que o texto do Signaturfeld seja exibido, clique na ferramenta "Textfeld" na lista de símbolos.
7. Ziehen und Ablegen: Clique e faça ziehen Sie auf die Zeichenfläche, um ein Textfeld zu erstellen.
8. Assine o texto: Coloque seu nome ou qualquer outro texto desejado no campo de texto.
9. Formato de assinatura: Passe a letra, o tamanho e a formatação dos textos de acordo com as opções na lista de símbolos.
10. Posicionamento do grupo de texto: Posicione o campo de texto em cima ou embaixo da tela de assinatura.
11. Signatur speichern: Para que a assinatura seja um elemento de segurança, clique em Zeichenfenster no campo de registro "Datei" e clique em "Speichern & Schließen".
12. Signatur einfügen: Um die gespeicherte Signaturzeile em documentos novos, clique no botão de registro "Einfügen", bewegen Sie den Mauszeiger über "Zeichnung" e clique dann auf "Von Drive". Coloque as assinaturas selecionadas em seu Google Drive e clique em "Einfügen".

Se você tiver esses textos, poderá criar um documento do Google Docs com uma assinatura simples, que lhe dará uma nota profissional e uma nota pessoal.

É possível incluir imagens ou logotipos de uma assinatura?

Sim, uma assinatura só pode conter imagens ou logotipos. Uma imagem ou um logotipo em sua assinatura reforça sua identidade de marca e torna seus e-mails ou documentos visualmente mais atraentes. Você pode inserir uma imagem ou um logotipo diretamente nas assinaturas, desde que o faça com uma ferramenta de gerenciamento de e-mail ou com seu software de criação de documentos.

Zusätzlich kann eine Signaturzeile auch individualuelle handschriftliche Signaturen enthalten . Se você deseja uma nota pessoal, poderá, por meio de um designer profissional de caligrafia ou de uma ferramenta de assinatura, criar uma versão digital de sua assinatura manual. Dessa forma, você pode criar uma assinatura autêntica e exclusiva para sua assinatura e, assim, obter um resultado pessoal e profissional.

As assinaturas para e-mails particulares e de negócios são diferentes?

Sim, é fundamental que, para e-mails particulares e de trabalho, sejam usadas assinaturas diferentes. Uma assinatura particular pode ser mais informativa e conter informações de contato pessoais, como número de telefone ou perfil de mídia social. Uma assinatura assinatura profissional hingegen sollte Ihre berufliche Identität vermitteln, einschließlich Ihres vollständigen Namens, Ihrer Berufsbezeichnung, Ihres Firmennamens und Ihrer beruflichen Kontaktinformationen. A união entre as duas áreas leva a uma maior separação entre a comunicação privada e a comunicação profissional e garante que, em cada contexto, as informações necessárias sejam transmitidas.

Abschluss

Em suma, é preciso dizer que uma assinatura bem formulada é um elemento essencial da comunicação profissional por e-mail. Ela serve como uma representação digital de sua identidade e fornece informações importantes sobre sua função, sua empresa e seus dados de contato. Se você usar os métodos consagrados e incluir elementos importantes, como seu nome completo, seu nome profissional, sua empresa e seus dados de contato, você fortalecerá sua imagem profissional, garantirá a segurança e deixará uma impressão positiva nos seus funcionários.

Independentemente de você estar em uma empresa ou como empresário: A instalação de uma assinatura útil é essencial para uma comunicação por e-mail eficaz e útil. Use essa ferramenta útil da melhor maneira possível e ajude sua correspondência profissional a atingir um novo patamar.

Pontos de vista negativos

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