Hoje em dia, a maior parte da correspondência entre empresas acontece on-line por meio de e-mail. Por esse motivo, é fundamental para quem trabalha no mundo dos negócios aprender a escrever e-mails formais com eficiência. O formato correto de um e-mail contribui significativamente para o profissionalismo e a eficiência da comunicação. Neste artigo, serão ilustradas as melhores práticas para a formatação de e-mails, permitindo que você crie mensagens esteticamente elegantes e eficientes para o objetivo para o qual foram criadas. Não importa se você é um profissional experiente ou um dos primeiros no mundo dos negócios, saber como estruturar corretamente um e-mail é fundamental para uma comunicação eficiente.
Formato de postagem eletrônica comum
Características do equipamento
Práticas recomendadas para a formatação de e-mails
10 exemplos de e-mails formais e profissionais
Qual é o formato de postagem eletrônica mais comum?
O formato de postagem eletrônica formal é, em geral, constituído pelos seguintes componentes:
Riga do objeto
O objeto deve ser conciso e resumir com precisão o conteúdo do e-mail. O destinatário deve compreender o escopo e decidir se deseja ou não enviar o e-mail.
Saluto
A saudação inicial é a saudação que aparece no início do e-mail. Deve ser discreto e responder ao destinatário com seu título e nome apropriados (por exemplo, Gentile Sig. Rossi ou Gentile Dott. Johnson).
Introdução
Na introdução, forneça um resumo geral do motivo pelo qual você escreveu o e-mail. Deve ser breve e conciso para atrair a atenção do destinatário.
Corpo
O corpo do e-mail contém a mensagem principal ou as informações que se deseja transmitir. Deve ser organizado e subdividido em parágrafos ou tópicos para maior legibilidade. Utilize uma linguagem clara e concisa para comunicar as ideias de maneira eficaz.
Conclusão
A conclusão retoma os pontos principais do e-mail e pode incluir eventuais ações ou pedidos necessários. Também é possível expressar gratidão ou apreço pelo tempo e pela consideração do destinatário.
Chiusura
Enviar um e-mail é uma maneira cortês de concluir a mensagem. Deve ser profissional e incluir seu nome completo e as informações de contato, como número de telefone e endereço de e-mail.
Firma
O registro da empresa no final do e-mail inclui informações posteriores sobre o contato e eventuais títulos ou afiliações profissionais pertinentes. É uma maneira de fornecer mais conteúdo e credibilidade à mídia.
Qual é a diferença entre um e-mail formal e um informal?
A principal diferença entre e-mails formais e informais está no tom, na linguagem e na estrutura utilizada. Enquanto os e-mails formais são usados para comunicações profissionais e empresariais, os informais são mais informais e são usados por amigos, familiares ou conhecidos.
Escrita de e-mails formais
Na redação formal de um e-mail, o tom é profissional e elegante. A linguagem utilizada é formal e evita gírias ou expressões coloquiais. A estrutura segue um formato específico, como já foi dito anteriormente, com um objetivo principal, uma saudação apropriada, uma introdução concisa, um corpo da mensagem bem estruturado, uma conclusão assertiva, uma frase profissional e uma firma detalhada.
Escrita de e-mails informativos
Por outro lado, a escrita informal dos e-mails proporciona um tom mais informal e descontraído. A linguagem é coloquial e pode incluir gírias ou expressões informais. A estrutura é mais flexível e pode não incluir todos os componentes formais. Os e-mails informais também têm um toque mais pessoal e podem começar com uma saudação simples como "Ciao" ou "Ehi", ao invés de uma saudação formal.
Qual é o número máximo de caracteres para ser usado em um e-mail?
Os e-mails não devem ultrapassar o total de 70 características, sendo 60 o tamanho máximo ideal para a rigidez. Isso ocorre porque os e-mails serão visualizados em uma ampla variedade de dispositivos e dimensões da tela, o que torna preferível um tamanho menor para uma melhor legibilidade.
Manter os direitos do e-mail em um máximo de 60 a 70 caracteres ajuda a garantir que o conteúdo seja visualizado corretamente, sem que se perca orizontalmente. Isso também permite uma maior legibilidade em dispositivos móveis, sempre mais difundidos para a utilização de e-mails.
Quais são as melhores práticas para a formatação de e-mails?
Para criar um e-mail profissional e eficiente, veja algumas boas práticas de formatação de e-mail que você deve seguir:
1. Utiliza um objeto chato e conciso
O destinatário deve assumir com precisão o conteúdo do e-mail e dar ao destinatário uma ideia de como deseja receber o e-mail. Evite utilizar oggetti vaghi ou generici que possam ser facilmente trascurati.
2. Gerencie o corpo do e-mail de forma organizada
Divida o e-mail em parágrafos ou tópicos para torná-lo mais fácil de ler e entender. Utilize ferramentas de formatação apropriadas, como o gramado ou o corsário, para evidenciar as informações importantes.
3. Utilizar um idioma profissional
Quando você envia um e-mail, é importante utilizar uma linguagem profissional e séria. Evite usar gírias ou expressões informais e corrija o e-mail por eventuais erros gramaticais ou ortográficos.
4. Gerencie o tamanho do e-mail apropriado
Como é importante fornecer todas as informações necessárias, também é importante que o e-mail seja conciso e direto. Evite escrever e-mails longos e prolixos que possam surpreender o destinatário.
5. Correggere prima di inviare
Antes de pressionar o botão Invia, reserve um minuto para ler o e-mail e verificar se há erros gramaticais ou de digitação. Um e-mail bem escrito e livre de erros demonstra atenção aos detalhes e profissionalismo.
6. Preste atenção ao tom e à linguagem
Às vezes, um e-mail pode ser percebido de maneira diferente de como foi concebido. Preste atenção ao tom e use uma linguagem e uma formulação apropriadas para garantir que a mensagem seja inteligente e convincente.
7. Utiliza uma empresa de e-mail profissional
Inclua um firma de e-mail profissional no final do e-mail. Ela deve incluir seu nome completo, seu cargo, o nome da empresa e as informações de contato, como número de telefone e endereço de e-mail. Isso aumenta a credibilidade e torna mais fácil para o destinatário entrar em contato com você.
8. Utilize a formatação correta
Utilize uma fonte e uma dimensão de caracteres profissionais para seu e-mail. Utilize uma fonte padrão como Arial, Times New Roman ou Calibri e uma dimensão de caracteres de 10 ou 12. Evite usar cores excessivas, como grama ou corsário, ou fontes elaboradas que possam tornar seu e-mail pouco profissional.
9. Usa saluti e chiusure appropriate
Inicie o e-mail com uma saudação profissional como "Gentile [nome do destinatário]" ou "Buongiorno [nome do destinatário]" e conclua com uma frase cortês como "Cordiali saluti" ou "Cordiali saluti". Isso dá o tom de uma conversa profissional e risonha.
10. Preste atenção ao layout do e-mail
Certifique-se de que seu e-mail seja visivelmente atraente e fácil de ler. Utilize o espaço adequado entre os parágrafos e avalie a possibilidade de usar links pontuais ou numerados para maior clareza. Evite escrever grandes blocos de texto que possam se tornar dispersivos para o destinatário.
11. Utilize um endereço de e-mail verificado ou um endereço de e-mail de um empresário
Utilize um endereço de e-mail verificado ou um endereço de e-mail corporativo para enviar e-mails profissionais. Evite utilizar endereços de e-mail pessoais ou endereços de e-mail com nomes de usuários não profissionais. Ter um endereço de e-mail profissional agrega credibilidade e profissionalismo à sua comunicação.
Qual é a diferença entre o formato HTML e o formato de texto normal de um e-mail?
Formato e-mail in testo normale
O formato de teste normal é a forma mais elementar de comunicação por e-mail. Ele é composto por um texto simples e não formatado, sem estilos ou elementos visuais. Quando você envia um e-mail em formato de texto normal, você envia essencialmente uma mensagem de texto simples que pode ser enviada por qualquer cliente ou dispositivo de postagem eletrônica. Esse formato é ideal para o envio de mensagens que não necessitem de formatação especial ou melhorias visuais, como anúncios simples de teste, promessas ou respostas rápidas.
Formato de e-mail de teste HTML
Por outro lado, é possível adicionar vários tipos de formatação e componentes visuais aos e-mails utilizando o formato HTML. A linguagem padrão utilizada para criar páginas da Web é chamada de HTML, ou HyperText Markup Language. É possível incluir funções de formatação, como pontos de destaque, números de destaque, intestinos, parágrafos e texto em gramado e corsário com a formatação HTML. Além disso, é possível incluir tabelas, vídeos, links de internet e imagens nos e-mails . Quando você deseja gerar e-mails esteticamente atraentes e precisos, como boletins informativos, campanhas de marketing ou anúncios de produtos, utilize esse formato com muita frequência.
10 exemplos de e-mails formais e profissionais por tipo de e-mail
1. E-mail de contato:
Objeto: Agradecimentos pelo contato
Gentile [nome do destinatário],
Gostaria de aproveitar a oportunidade para expressar minha gratidão pela oportunidade de me encontrar com você hoje. Foi um prazer conversar sobre [assunto do encontro] e discutir as impressões de sua competência. Agradeço sinceramente o tempo que me dedicou e as informações preciosas que me forneceu.
Se forem necessárias ações posteriores ou acompanhamento, não hesite em entrar em contato conosco. Esperamos poder colaborar com vocês no futuro.
Saudações Distintas,
[Il tuo nome]
2. Carta de apresentação:
Objeto: Candidatura per [Titolo della posizione]
Gentil responsável pelos problemas,
Com o presente desejo manifestar meu interesse por [Titolo della posizione] presso [Nome dell'azienda]. Com [número de anos] de experiência em [setor pertinente], tenho certeza de que minhas competências e qualificações estão perfeitamente alinhadas com os requisitos deste cargo.
Em minha posição anterior na [Azienda precedente], fui contratado com sucesso [indicar um resultado ou uma responsabilidade relevante]. Questa esperienza mi ha fornito [indicare competenze o caratteristiche chiave] che ritengo contribuanno notevolmente al successo di [Nome dell'azienda].
Em anexo, segue meu curriculum vitae para sua avaliação. Gostaria de conversar sobre como minhas competências e experiências podem ser úteis para a [Nome da empresa]. Obrigado por ter levado em consideração minha candidatura. Aguardamos mais informações sobre minhas qualificações.
Sinceramente,
[Il tuo nome]
3. Pedido de reunião:
Objetivo: Pedido de contato
Gentile [nome do destinatário],
Espero que este e-mail esteja em boas condições. Gostaria de convidá-lo para um encontro para discutirmos [assunto do encontro]. Com base em minhas pesquisas e em sua experiência nesse setor, acredito que um encontro com ela será extremamente útil.
Estamos à disposição [indicar dados/e e orário/i specifici/e] para o contato. Você precisa saber se alguma dessas opções será benéfica. Em caso contrário, sugerimos uma data e um orário alternativos que lhe sejam convenientes.
Atendendo com entusiasmo ao seu retorno positivo e à oportunidade de conhecer pessoas.
Saudações Distintas,
[Il tuo nome]
4. Carta formal de agradecimento:
Objeto: Obrigado por seu apoio
[Nome del destinatario],
Escrevi esta carta para expressar minha mais profunda gratidão por seu apoio e sua assistência durante [evento ou projeto específico]. Sua dedicação, competência e empenho em prol da excelência são determinantes para o sucesso da iniciativa.
Gostaria de me comunicar e me apresentar de maneira particular [mencionar ações ou contribuições específicas]. Suas competências e profissionalismo excepcionais tiveram um impacto significativo e são notados pela equipe interna.
Sou grato pela oportunidade de trabalhar com uma pessoa de seu calibre e aprecio sua capacidade de obter resultados excepcionais e de alto custo. Seu empenho positivo e sua vontade de superar todos os limites são, sem dúvida, fontes de inspiração.
Obrigado mais uma vez por suas preciosas contribuições. Não vejo a hora de colaborar com vocês em projetos futuros.
Com sincera gratidão,
[Il tuo nome]
5. E-mail de promoção:
Objeto: Promemoria: [Evento/Scadenza imminente]
Gentile [nome do destinatário],
Espero que este e-mail seja útil para você. Volevo inviarti un promemoria amichevole su [evento/scadenza imminente] che si sta rapidamente avvicinando.
Como discutido anteriormente, [forneça detalhes sobre o evento ou sobre a cerimônia de abertura]. É importante ser pontual e garantir que todos os preparativos necessários sejam realizados antes do início do evento.
Pretendemos examinar cuidadosamente os documentos alegados e concluir eventuais atividades ou conselhos em questão entre [nota]. Para qualquer dúvida ou assistência adicional, não hesite em entrar em contato conosco.
Grazie per l'attenzione che avete dedicato a questa questione. Sua disposição contribuirá significativamente para o sucesso do [evento/projeto].
Saudações Distintas,
[Il tuo nome]
6. Carta de advertência:
Objeto: Desculpe pelo incômodo causado
[Nome del destinatario],
Escrevo esta carta para me desculpar sinceramente pelo inconveniente causado por [incidente/evento específico]. Estou ciente de que essa situação causou transtornos e frustrações e assumo a inteira responsabilidade pela supervisão.
Agradeço profundamente por qualquer inconveniente ou impacto negativo que esse problema possa ter causado a você ou à sua equipe. Informamos que estamos trabalhando ativamente para resolver a situação e impedir que ela se repita no futuro.
Afirmo que estamos tratando a questão com muita seriedade e implementamos medidas para enfrentar a causa principal. Estamos conduzindo uma pesquisa detalhada para saber o que está acontecendo de errado e estamos nos comprometendo a adotar as melhorias necessárias para evitar que incidentes semelhantes ocorram novamente.
Estamos cientes de que as ações contêm mais do que apenas parábolas e gostaríamos de garantir que estamos empenhados em recuperar sua confiança e fornecer o alto nível de serviço que esperamos de nós. Apreciamos a sua fidelidade e apreciamos a sua paz e compreensão neste momento.
Se houver algo mais que possamos fazer para resolver a situação ou ajudar de alguma forma, não hesite em entrar em contato diretamente com a nossa equipe. Estamos aqui para entender suas preocupações e garantir que elas sejam resolvidas de forma rápida e eficaz.
Quero acessar novamente as minhas mais sinceras desculpas por qualquer inconveniente ocorrido. Estamos nos empenhando ao máximo para resolver esse problema e esperamos poder oferecer um serviço melhor no futuro.
Cordiais saudações,
[Il tuo nome]
7. Enviar feedback por e-mail:
Objetivo: Pedido de feedback sobre [Produto/Serviço]
Gentile [Cliente/Nome do cliente],
Espero que este e-mail seja útil para você. Estou escrevendo para lhe dar um feedback rápido sobre sua experiência recente com o nosso [produto/serviço]. Apreciamos muito sua opinião e acreditamos que sua contribuição ajudará a melhorar e a oferecer uma experiência cada vez melhor aos nossos clientes.
Seu feedback é fundamental para nós, pois nos permite saber o que estamos fazendo de bom e onde podemos melhorar. Estamos empenhados em superar as aspirações de nossos clientes e o seu feedback sincero nos guiará na busca desse objetivo.
Para facilitar o contato, preparei um breve questionário que requer apenas alguns minutos. O questionário consiste em [número de perguntas] e abrange diversos aspectos de sua experiência com o nosso [produto/serviço]. As respostas serão anônimas e utilizadas exclusivamente para fins internos com o objetivo de melhorar nossa oferta.
Entregue o questionário alegado a este e-mail. Você concorda em compilar o e-mail entre [scadenza], de modo a poder registrar suas sugestões preferidas e adotar as medidas apropriadas com base em seu feedback.
Seu tempo e seu feedback são muito apreciados e sua opinião é muito importante para nós. Como sinal de nossa gratidão, todos os participantes que concluírem a pesquisa participarão de um teste para ter a possibilidade de receber [incentivo] como recompensa por sua participação.
Em caso de dúvidas ou problemas durante a compilação do pacote, não hesite em entrar em contato diretamente com a nossa equipe. Estamos aqui para auxiliá-lo de todas as formas possíveis e garantir uma experiência de viagem sem problemas.
Obrigado mais uma vez por seu apoio contínuo e por dedicar seu tempo para fornecer seu feedback. Não perca a oportunidade de receber suas notificações e de utilizar suas sugestões para melhorar nosso [produto/serviço].
Cordiais saudações,
[Il tuo nome]
8. Formato do poste por congênere por malformação:
Objeto: Pedido de indenização por doença
Gentile [nome do supervisor/responsável],
Espero que este e-mail seja útil para você. Estou escrevendo para informar que não estou bem e não poderei ir trabalhar nos próximos dias. Consultei um médico que me aconselhou a me dar um pouco de tempo livre para me recuperar.
Eu me preocupo com qualquer inconveniente que possa derivar da minha assistência e garanto que eventuais obrigações ou problemas de segurança serão resolvidos ou concluídos antes da minha assistência. Já informei meus colegas, que estão cientes da situação.
Fornecerei todos os avisos necessários sobre minha saúde e minha disponibilidade durante minha visita. Para qualquer questão urgente que requeira minha atenção, não hesite em entrar em contato conosco por e-mail ou telefone: farei o possível para atendê-lo remotamente.
Compreendo a importância do meu papel e das minhas responsabilidades dentro da equipe e garanto que me prepararei com antecedência e voltarei ao trabalho o mais cedo possível. Eu me esforcei para reduzir ao mínimo qualquer tipo de problema causado por minha assiduidade.
Por favor, informe-me se há procedimentos ou documentos específicos a serem compilados para a solicitação de congresso por doença. Estamos à disposição para responder a qualquer pergunta.
Obrigado pela compreensão e pelo apoio nesse período. Agradeço sua consideração e não hesito em voltar rapidamente ao trabalho.
Cordiais saudações,
[Il tuo nome]
9. Invia richiesta:
Objeto: Pedido de revisão da bolsa de estudos
Gentile [nome do supervisor/responsável],
Espero que este e-mail seja útil para você. Você me escreveu para discutir a possibilidade de uma revisão salarial para minha posição em [Nome da empresa].
Nos últimos [períodos de tempo], demonstrei constantemente um alto nível de desempenho e contribuí com sucesso para o crescimento e o sucesso da empresa. Assumi responsabilidades posteriores, superei constantemente os objetivos e recebi feedback positivo tanto dos clientes quanto dos colegas.
Com base em minha contribuição e nas condições atuais de mercado, considero que uma revisão salarial é justificada. Fiz pesquisas apropriadas sobre os padrões do setor e constatei que meu salário atual é inferior à remuneração média para cargos semelhantes.
Gostaria de ter um encontro com vocês para discutir mais detalhadamente essa questão e fornecer a documentação de apoio, como avaliações de prestígio e dados salariais do setor. Estou convencido de que meus resultados e minha dedicação à empresa são motivos válidos para um aumento de salário.
Estamos cientes de que a empresa poderá ter restrições orçamentárias e estamos dispostos a avaliar opções alternativas de retribuição, como bônus baseados em prestígio ou benefícios adicionais. Meu principal objetivo é garantir que meu salário reflita o valor que é pago à organização.
Aprecio muito o tempo que você dedicou e a consideração que dedicou à minha solicitação. Acreditamos que um estipêndio equitativo e competitivo não é apenas um reconhecimento de minhas competências e de minha contribuição, mas também um investimento em minha motivação contínua e em meu compromisso com a empresa.
Por favor, gostaria de saber qual é o melhor lugar para conversarmos e discutirmos sobre essa questão. Estou tentando com ansiedade a oportunidade de apresentar meu caso e discutir possíveis soluções.
Grazie per l'attenzione che avete dedicato a questa questione.
Sinceramente,
[Il tuo nome]
10. E-mail do cliente informado sobre o projeto:
Objeto: Aggiornamento del progetto - [Nome del progetto]
Gentile [nome do cliente],
Espero que este e-mail seja útil para você. Gostaria de informá-lo sobre o estágio de desenvolvimento do nosso projeto, [Nome do projeto], e informar sobre os últimos desenvolvimentos.
Por isso, gostaria de expressar minha gratidão pelo seu apoio contínuo e pela sua colaboração durante todo o projeto. Sua contribuição e seu feedback são fundamentais para garantir que a solução fornecida atenda às suas necessidades específicas.
Até o momento, concluímos com sucesso [marco/fase] do projeto. Esse marco previa [breve descrição das atividades concluídas]. Estamos dispostos a informar que todos os resultados alcançados foram obtidos dentro do prazo e do orçamento acordados.
No futuro, a nossa equipe se concentrará em [próximo marco/fase]. Essa fase compreenderá [breve descrição das atividades futuras]. Estamos analisando atentamente a temperatura e alocando os riscos para garantir uma execução fluida e eficiente.
Durante todo o projeto, monitoramos atentamente os indicadores-chave de desempenho (KPI) para garantir o cumprimento das metas e o alcance de todos os objetivos. A nossa equipe monitorou atentamente o progresso e enfrentou tempestivamente qualquer dificuldade que surgisse.
Compreendemos a importância de uma comunicação eficaz e da transparência e nos comprometemos a fornecer atualizações regularmente. Continuaremos a nos manter informados sobre eventuais desenvolvimentos e progressos significativos.
Para qualquer pergunta, dúvida ou necessidade adicional, não hesite em entrar em contato conosco. Apreciamos seu feedback e desejamos garantir que possamos atender às suas aspirações.
Obrigado mais uma vez pela sua colaboração contínua e pela confiança na nossa equipe. Estamos certos de que levaremos a bom termo este projeto e obteremos os resultados desejados.
Não temos a intenção de solicitar o nosso próximo aviso e de fornecer mais informações. Em breve, para qualquer dúvida ou informação adicional, não hesite em entrar em contato conosco.
Grazie per l'attenzione che avete dedicato a questa questione.
Sinceramente,
[Il tuo nome]
Devo seguir o formato de e-mail mais comum para cartas comerciais?
Portanto, é aconselhável seguir o formato de e-mail comum para cartas comerciais a fim de criar e-mails profissionais e eficientes. O formato de e-mail comum em questão inclui um objeto, uma saudação, o corpo do e-mail, um aviso e uma empresa. Esse formato ajuda a estruturar o e-mail e a torná-lo fácil de ler e entender para o destinatário. Além disso, você demonstra que dedicou tempo para formatar corretamente o e-mail, o que contribui para sua profissionalidade. Seguindo o formato de e-mail comum, você poderá garantir que seus e-mails sejam precisos, concisos e profissionais, causando uma impressão positiva em seus destinatários.
Conclusão
Em suma, formatar os e-mails de maneira profissional é essencial para criar uma impressão positiva e uma comunicação eficaz. Seguindo os conselhos descritos neste artigo do blog, você poderá garantir que seus e-mails sejam precisos, concisos e visivelmente atraentes. Preste atenção no objeto, nas saudações, no corpo do e-mail, na frase e na empresa. Utilize uma formatação correta, saudações e chiusure apropriados e um endereço de e-mail verificado ou um endereço de e-mail corporativo. Seguindo essas práticas recomendadas, você poderá criar e-mails profissionais que refletem sua competência e profissionalismo.
Considerações finais
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GB
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