Como adicionar uma assinatura de e-mail no Outlook: Passo a passo

Para causar uma primeira impressão sólida em seus destinatários na era digital moderna, é necessário ter uma assinatura de e-mail profissional. Se você é um profissional de negócios ou um empresário, adicionar uma assinatura de e-mail no Outlook pode elevar sua comunicação por e-mail. Siga as instruções listadas neste tutorial passo a passo sobre como adicionar uma assinatura de e-mail no Outlook para garantir que seus e-mails sempre tenham uma aparência profissional e bem apresentada.

Como adicionar uma assinatura de e-mail no Outlook

Etapa 1: Abra o Outlook e selecione a guia "Arquivo" no canto superior esquerdo da janela.

Etapa 2: Na guia Arquivo, clique em "Opções" para abrir a janela Opções do Outlook.

Etapa 3: Escolha a guia "Mail" no ícone de engrenagem no menu do lado esquerdo da janela Opções do Outlook.

Etapa 4: Role a tela para baixo até encontrar a seção "Create or modify signatures for messages" (Criar ou modificar assinaturas para mensagens). Clique no botão "Signatures" (Assinaturas).

Etapa 5: para adicionar uma nova assinatura de e-mail, selecione o botão "New" (Novo) no painel Signatures (Assinaturas).

Etapa 6: Selecione "New Signature" (Nova assinatura) e, em seguida, "OK" para dar um nome à sua assinatura. Você pode usar o nome dessa pessoa para lembrar quem assinou o documento.

Etapa 7: Agora, na caixa Edit Signature (Editar assinatura), você pode começar a criar sua assinatura de e-mail. Inclua seu nome, cargo, nome da empresa, informações de contato e uma foto profissional para criar um perfil completo. Você pode formatar o texto, alterar as fontes, adicionar hiperlinks e alinhar o conteúdo de acordo com sua preferência.

Etapa 8: Clique em "OK" para preservar suas alterações após a criação da assinatura de e-mail.

Etapa 9: Nas configurações, você pode definir a assinatura padrão para novas mensagens e respostas/encaminhamentos selecionando a assinatura apropriada nos menus suspensos na seção "Choose default signature" (Escolher assinatura padrão).

Etapa 10: Após definir a assinatura padrão, clique em "OK" para fechar a janela Signatures (Assinaturas).

Etapa 11: Sua assinatura de e-mail agora é adicionada automaticamente à parte inferior dos e-mails quando você cria uma nova mensagem ou responde a uma.

Existe um limite de tamanho para minha assinatura de e-mail do Outlook?

Sim, há um limite de tamanho para assinaturas de e-mail do Outlook. O tamanho máximo de uma assinatura de e-mail no Outlook é de 32 KB. Isso inclui todo o texto, as imagens e a formatação usados na assinatura. É importante manter sua assinatura de e-mail concisa e otimizada para garantir que ela atenda ao limite de tamanho e não cause problemas com a entrega do e-mail.

A inclusão de muitas imagens grandes ou de formatação excessiva pode levar a tamanhos de arquivo maiores, o que pode fazer com que seus e-mails sejam sinalizados como spam ou não sejam entregues. Recomenda-se usar imagens compactadas e limitar o uso de formatação desnecessária para manter sua assinatura de e-mail dentro do limite de tamanho e garantir uma comunicação tranquila com seus destinatários.

Como posso criar uma assinatura exclusiva para diferentes contas de correio eletrônico do Outlook?

Você pode adicionar facilmente uma assinatura distinta a cada uma de suas contas de e-mail do Outlook, personalizar sua correspondência por e-mail e deixar uma boa primeira impressão. Veja a seguir como fazer isso:

Etapa 1: Abra o Outlook e vá para "Arquivo" no canto superior esquerdo da tela. Clique em "Opções" para abrir a janela Opções do Outlook.

Etapa 2: Na janela Opções do Outlook, selecione "Mail" no menu à esquerda. Em seguida, clique no botão "Assinaturas".

Etapa 3: A janela Signatures and Stationery será aberta. Você pode adicionar, modificar ou remover suas assinaturas nessa página. Ao selecionar o botão "New" (Novo), uma nova assinatura pode ser criada.

Etapa 4: Dê um nome à sua assinatura na caixa de diálogo "New Signature" (Nova assinatura). Esse nome é para sua referência e não ficará visível para os destinatários de seus e-mails.

Etapa 5: Agora, na seção "Edit signature" (Editar assinatura), você pode digitar a assinatura desejada. O estilo, o tamanho, a cor e o alinhamento da fonte podem ser alterados usando as várias opções de formatação.

Etapa 6: Depois de criar sua assinatura, você pode escolher se deseja defini-la como assinatura padrão para novos e-mails, respostas ou encaminhamentos. Selecione as opções apropriadas na seção "Choose default signature" (Escolher assinatura padrão).

Etapa 7: Selecione a conta de e-mail do Outlook à qual deseja associar uma assinatura específica no menu suspenso na seção "Choose default signature" (Escolher assinatura padrão). Em seguida, na opção suspensa abaixo dessa área, escolha a assinatura que você deseja conectar a essa conta.

Etapa 8: Depois de atribuir uma assinatura a cada conta de e-mail do Outlook, clique em "OK" para salvar as alterações.

Etapa 9: Agora, quando você redigir um novo e-mail ou responder a uma mensagem de uma conta de e-mail específica do Outlook, a assinatura correspondente será inserida automaticamente na parte inferior do e-mail.

É possível adicionar um logotipo à minha assinatura do Outlook?

Sim, é possível adicionar um logotipo à sua assinatura do Outlook. Siga as etapas abaixo para saber como:

1. Abra o Outlook e vá para "Arquivo" no canto superior esquerdo da tela.
2. Clique em "Options" (Opções) no menu do lado esquerdo.
3. Clique em "Mail" (Correio) no menu do lado esquerdo da caixa "Options" (Opções).
4. Na seção "Compor mensagens", clique em "Assinaturas..."
5. Na janela "Signatures and Stationery" (Assinaturas e papel de carta), selecione a conta de e-mail para a qual você deseja adicionar o logotipo.
6. Escolha uma assinatura existente selecionando "Select" (Selecionar) ou clique em "New" (Novo) para criar uma nova assinatura se quiser adicionar o logotipo a uma já existente.
7. Na caixa "Edit signature" (Editar assinatura), posicione o cursor onde deseja inserir o logotipo.
8. Clique no ícone "Picture" (Imagem) na barra de ferramentas, representado por uma montanha e um sol.
9. Procure em seu computador o arquivo de imagem do logotipo e selecione-o.
10. Para adicionar o logotipo à sua assinatura, clique em "OK".
11. Você pode redimensionar o logotipo clicando nele e arrastando as alças dos cantos.
12. Ajuste o alinhamento e o posicionamento do logotipo conforme desejado.
13. Clique em "OK" para preservar suas alterações depois de inserir o logotipo e fazer os últimos ajustes na assinatura.

Conclusão

No ambiente digital de hoje, uma assinatura de e-mail bem escrita tem muito peso e causa uma boa primeira impressão. Se você é um profissional de negócios ou um empresário, a incorporação de uma assinatura de e-mail no Outlook pode melhorar significativamente sua correspondência por e-mail. Para garantir que seus e-mails tenham sempre uma aparência profissional, este breve guia explica o processo passo a passo para estabelecer e integrar uma assinatura de e-mail no Outlook. Você pode desenvolver facilmente uma assinatura de e-mail que expresse sua singularidade e, ao mesmo tempo, maximize a eficácia da comunicação usando os conselhos deste artigo.

Considerações finais

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Fontes

1. https://support.microsoft.com/en-gb/office/create-and-add-an-email-signature-in-outlook-com-776d9006-abdf-444e-b5b7-a61821dff034
2. https://support.microsoft.com/en-gb/office/create-and-add-a-signature-to-messages-8ee5d4f4-68fd-464a-a1c1-0e1c80bb27f2