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Como assinar um documento eletronicamente: Passo a passo

A capacidade de assinar documentos eletronicamente tornou-se essencial para os profissionais de negócios na era digital moderna. Já se foram os dias de impressão, assinatura e digitalização de documentos. Agora, você pode assinar um documento eletronicamente com apenas alguns cliques, o que economizará seu tempo e otimizará seus procedimentos comerciais. Este artigo mostrará, passo a passo, como assinar documentos on-line com segurança, permitindo que você fique à frente na área de negócios e agilize suas operações, independentemente do seu nível de experiência.

O que é uma assinatura eletrônica (E-Signature)?

Uma assinatura manuscrita que pode ser usada para assinar documentos eletrônicos é conhecida como assinatura eletrônica (esignature). Ela serve como um mecanismo seguro e juridicamente vinculativo para autenticar a identidade do signatário e a intenção de assinar o documento. As assinaturas eletrônicas podem ser geradas de várias maneiras, desde a inserção de um nome até desenhar uma assinatura em uma tela sensível ao toque ou empregando um teclado de assinatura digital.

A utilização desses métodos é amplamente difundida em setores como finanças, imóveis, saúde e serviços jurídicos, pois eles servem para acelerar processos, reduzir transações baseadas em papel e otimizar a eficiência operacional.

As assinaturas eletrônicas no comércio global e nacional (ESIGN) a Lei de Transações Eletrônicas e a Regulamentação de Identificação Eletrônica e Serviços de Confiança (eIDAS) são apenas algumas das leis e regulamentações internacionais que se aplicam às assinaturas eletrônicas. Essas regulamentações garantem que as assinaturas eletrônicas sejam protegidas e tão legalmente vinculadas quanto as assinaturas escritas tradicionais, conferindo-lhes validade legal e aplicabilidade.

Como funciona a assinatura eletrônica?

A tecnologia criptografada é usada em assinaturas eletrônicas para proteger a identidade do signatário e o documento que está sendo assinado. Uma impressão digitalou hash, é criada e adicionada a um documento quando ele é assinado eletronicamente. Com a ajuda desse hash, qualquer modificação feita no documento após a assinatura será reconhecida, impedindo a adulteração.

Certificados digitais, verificação por SMS e autenticação por e-mail são apenas alguns dos métodos adicionais usados para verificar a identidade do signatário. Com isso, é possível garantir que a pessoa que assina é quem diz ser e que seu desejo de assinar está registrado.

As empresas podem aumentar a eficiência simplificando os procedimentos, diminuindo as transações em papel e implementando assinaturas eletrônicas seguras e eficazes. As empresas podem se beneficiar da incorporação dessa tecnologia em suas operações, pois ela oferece uma forma legalmente vinculativa de assinar documentos.

Como assinar um documento eletronicamente

As assinaturas eletrônicas oferecem uma maneira conveniente e segura de assinar documentos sem a necessidade de cópias físicas ou reuniões presenciais. Veja a seguir um processo passo a passo sobre como assinar um documento eletronicamente:

  1. Escolha uma ferramenta de criação de assinatura eletrônica: Há várias ferramentas on-line disponíveis para a criação de assinaturas eletrônicas, como Adobe Reader, Signnow, Windows, Words e Artlogo. Selecione uma ferramenta que seja fácil de usar e que atenda às suas necessidades.
  2. Registre-se em uma conta: Depois de selecionar uma ferramenta de criação de assinaturas de sua preferência, crie uma conta inserindo seu nome, endereço de e-mail e quaisquer outros detalhes necessários.
  3. Faça o upload do documento: Use a ferramenta de criação de assinaturas para carregar o documento que precisa ser assinado. Isso geralmente pode ser feito clicando no botão "Upload" ou "Choose File" e selecionando o documento em seu computador ou no armazenamento em nuvem. Siga as instruções na tela até chegar à próxima etapa.
  4. Crie sua assinatura: Utilize a ferramenta de criação de assinatura para criar e personalizar sua assinatura. Dependendo da ferramenta, você pode usar o mouse ou uma tela sensível ao toque para desenhar a assinatura ou pode carregar uma imagem da sua assinatura existente.
  5. Coloque sua assinatura no documento: Depois de criar sua assinatura, utilize a ferramenta de criação de assinaturas para anexá-la ao documento onde ela pertence. Se necessário, você também poderá incluir mais detalhes, como datas e iniciais.
  6. Revise e finalize: Antes de finalizar o documento, revise-o para garantir que todos os campos necessários estejam devidamente preenchidos e que a assinatura apareça corretamente. Faça as edições ou os ajustes necessários antes de prosseguir.
  7. Finalize e salve o documento: Quando estiver satisfeito com o documento e a colocação da assinatura, finalize-o salvando uma cópia. A maioria das ferramentas de assinatura eletrônica permite salvar o documento como PDF ou outro formato de arquivo comum.
  8. Compartilhe ou envie o documento: Dependendo de suas necessidades, agora você pode compartilhar o documento assinado com outras pessoas ou enviá-lo para os destinatários pretendidos. Isso pode ser feito por e-mail, plataformas de compartilhamento de arquivos ou fornecendo um link para download.
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Quais são os tipos de assinatura eletrônica?

Há três tipos diferentes de assinaturas eletrônicas: qualificadas, avançadas e básicas. As assinaturas eletrônicas básicas podem ser qualquer tipo de assinatura eletrônica, incluindo a inserção de um nome no final de um e-mail ou a digitalização de uma assinatura manuscrita. As assinaturas eletrônicas avançadas são mais seguras e incluem etapas adicionais, como um certificado digital, para confirmar a identidade do signatário.

As assinaturas eletrônicas mais seguras são as qualificadas, que exigem um certificado digital concedido pelo governo para autenticar o signatário. Serviços financeiros, médicos e jurídicos são apenas algumas das áreas altamente regulamentadas que empregam regularmente esses tipos de assinaturas.

Qual é a diferença entre uma assinatura eletrônica e uma assinatura tradicional?

As assinaturas eletrônicas oferecem um substituto digital que pode ser realizado on-line e remotamente, enquanto as assinaturas tradicionais implicam a assinatura física de um documento com uma caneta. Com as assinaturas eletrônicas, é possível assinar documentos com mais rapidez e facilidade, sem precisar imprimi-los, digitalizá-los ou enviá-los pelo correio. Seus altos padrões de segurança e conformidade permitem que as empresas reduzam os processos dispendiosos e ineficientes em papel.

Os 5 principais benefícios da assinatura eletrônica

Economia de tempo

As assinaturas eletrônicas permitem a assinatura rápida e fácil de documentos, contratos e acordos sem a necessidade de impressão, digitalização ou envio por correio. Isso pode economizar um tempo valioso para as empresas e aumentar a produtividade.

Custo-benefício

Ao reduzir a necessidade de transações em papel, as empresas podem economizar dinheiro em custos de impressão, postagem e armazenamento.

Segurança e proteção

As assinaturas eletrônicas oferecem um alto nível de segurança e conformidade, garantindo que os documentos não sejam adulterados e que a identidade do signatário seja confirmada.

Velocidade e conveniência

As assinaturas eletrônicas podem ser realizadas on-line e remotamente, tornando mais rápido e fácil para as empresas assinarem documentos de qualquer lugar do mundo.

Legalmente vinculativo

As assinaturas eletrônicas têm a mesma validade jurídica das assinaturas tradicionais, proporcionando um meio seguro e eficaz de assinar documentos.

Existe alguma diferença entre assinaturas digitais e eletrônicas?

Sim, há uma diferença entre assinaturas digitais e eletrônicas. Embora as assinaturas eletrônicas sejam um tipo de assinatura digital, elas não são a mesma coisa. As assinaturas digitais usam tecnologia de criptografia de dados para fornecer uma camada adicional de segurança, garantindo que o documento não tenha sido adulterado ou alterado de nenhuma forma.

Elas também exigem integridade com o uso de um certificado digital para a autenticidade da identidade do signatário. As assinaturas eletrônicas, por outro lado, podem ser tão simples quanto uma imagem digitalizada de uma assinatura ou um nome digitado. Embora ainda sejam seguras, elas podem não oferecer o mesmo nível de proteção que uma assinatura digital.

O que é uma assinatura digital?

Uma assinatura digital é um símbolo eletrônico usado para verificar a autenticidade e a integridade de um documento digital. Essencialmente, é uma assinatura eletrônica criada por meio de uma combinação de algoritmos matemáticos e chaves de criptografia. As assinaturas digitais são amplamente usadas no mundo dos negócios para autenticar documentos, contratos e acordos importantes.

Como criar uma assinatura digital

  1. Escolha um provedor de assinatura digital: Pesquise e escolha um provedor de assinatura digital confiável, como Artlogo que oferece uma infraestrutura segura para criar e gerenciar assinaturas digitais.
  2. Criar uma ID digital: Inscreva-se em uma conta de assinatura digital com o provedor e forneça suas informações básicas.
  3. Faça upload de sua assinatura: Usando uma caneta digital ou tirando uma foto de sua assinatura, carregue-a no provedor de assinatura digital.
  4. Personalize sua assinatura: Ajuste o tamanho, a fonte e a cor de sua assinatura de acordo com suas preferências.
  5. Verifique sua identidade: Verifique sua identidade por meio de um processo seguro definido pelo provedor de assinatura digital.
  6. Insira sua assinatura: Depois que sua identidade for verificada, você poderá usá-la para criar e assinar documentos.
  7. Salvar e compartilhar: Depois de inserir sua assinatura, salve o documento e compartilhe-o com as partes relevantes.
  8. Verificar a autenticidade da assinatura: O provedor de assinatura digital usará um certificado digital para garantir a autenticidade de sua assinatura e do documento.
  9. Armazene sua assinatura: O provedor de assinatura digital armazenará sua assinatura de forma segura para uso futuro.
  10. Atualize sua assinatura: Se você precisar atualizar sua assinatura, basta repetir as etapas acima.

Seguindo essas etapas simples, você pode criar sua própria assinatura digital de forma rápida e fácil, ajudando-o a revisar e assinar documentos importantes com segurança e eficiência.

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Criação de uma imagem ou desenho de assinatura

Uma assinatura digital pode ser feita de duas maneiras: digitalizando sua caligrafia ou desenhando-a com uma caneta digital. Basta assinar um pedaço de papel branco com um marcador escuro, se preferir fazer uma imagem, e depois digitalizá-la ou fotografá-la. Faça upload da imagem para o provedor de assinaturas digitais depois de salvá-la como um arquivo JPEG, PNG ou PDF.

Se preferir desenhar sua assinatura, você pode fazê-lo com um dispositivo com tela sensível ao toque e uma caneta ou bloco digital para torná-la exclusivamente sua. Quando terminar de criar sua assinatura, salve-a como uma imagem ou use um software de assinatura digital para assinar papéis digitalmente diretamente no seu dispositivo.

Com os serviços de assinatura digital do Artlogo, é simples fazer upload, personalizar e usar sua assinatura em papel, quer você prefira produzir uma imagem ou desenhá-la à mão. Você pode assinar documentos usando o Artlogo sabendo que sua assinatura é segura, legítima e legalmente reconhecida.

As assinaturas eletrônicas são aceitas em todos os países?

Globalmente, as assinaturas eletrônicas estão se tornando cada vez mais aceitas como um meio válido de assinar documentos. Entretanto, há diferenças regionais nas leis e regras que regem as assinaturas eletrônicas. A maioria dos países possui legislação que, em determinadas circunstâncias, considera as assinaturas eletrônicas equivalentes às assinaturas manuscritas.

Uma base legal para o uso de assinaturas eletrônicas é fornecida nos Estados Unidos, por exemplo, pela Lei de Assinaturas Eletrônicas no Comércio Global e Nacional (ESIGN) e pela Lei Uniforme de Transações Eletrônicas (UETA). O Regulamento eIDAS criou uma estrutura jurídica uniforme para assinaturas eletrônicas dentro da União Europeia, garantindo sua legitimidade e força legal.

O uso de um certificado digital emitido por um terceiro imparcial é um dos requisitos que alguns países podem ter para assinaturas eletrônicas. Para garantir a adesão às normas e aos regulamentos nacionais, é fundamental obter orientação de especialistas jurídicos ou de organizações governamentais de cada país.

Como criar uma assinatura eletrônica on-line gratuita

Veja a seguir as etapas para criar uma assinatura eletrônica on-line gratuita:

  1. Escolha uma ferramenta de criação de assinaturas: Há várias ferramentas de criação de assinaturas eletrônicas disponíveis on-line, Artlogo é a mais simples e rápida de usar.
  2. Registre-se em uma conta: Depois de escolher uma ferramenta de criação de assinaturas, inscreva-se em uma conta fornecendo seu nome, endereço de e-mail e outras informações necessárias.
  3. Faça upload do documento: Faça upload do documento que precisa ser assinado para a ferramenta de criação de assinaturas.
  4. Crie sua assinatura: Use a ferramenta de criação de assinatura para criar e personalizar sua assinatura. Você pode usar o mouse ou uma tela sensível ao toque para desenhar sua assinatura ou pode carregar uma imagem da sua assinatura.
  5. Coloque sua assinatura: Depois que a assinatura for criada, coloque-a no documento em que você precisa assinar. Você também pode adicionar outras informações necessárias, como datas e iniciais.
  6. Enviar o documento: Depois de assinar o documento, você pode enviá-lo à outra parte para assinatura ou aprovação.

Uma solução rápida e econômica para automatizar fluxos de trabalho e otimizar os procedimentos da empresa é a criação de assinaturas eletrônicas. Elas oferecem uma maneira rápida, econômica, segura e confiável de assinar documentos. Considere a possibilidade de empregar assinaturas eletrônicas para os fins da sua empresa, caso ainda não o tenha feito. Se você estiver interessado em aprender como criar uma assinatura digitalconfira nosso guia passo a passo.

O que é um selo eletrônico (E-seal)?

Além das assinaturas eletrônicas, há também a opção de usar selos eletrônicos (Selos eletrônicos) para adicionar uma camada extra de segurança aos seus documentos digitais. Um selo eletrônico é um equivalente digital de um selo tradicional usado em documentos em papel. Um identificador distinto é empregado para confirmar a autenticidade e o estado inalterado de um documento, garantindo que ele não seja adulterado.

A utilização de um E-seal aumenta a segurança dos documentos digitais, introduzindo uma proteção adicional contra possíveis adulterações ou alterações. Essa medida de segurança reforçada é particularmente vantajosa para entidades que gerenciam informações confidenciais, incluindo documentos jurídicos e financeiros.

Há algum risco associado ao uso de assinaturas eletrônicas?

O uso de assinaturas eletrônicas traz alguns riscos potenciais, assim como qualquer outra tecnologia. As assinaturas eletrônicas, quando usadas corretamente, podem, na verdade, oferecer uma alternativa mais segura do que as assinaturas convencionais em papel.

A possibilidade de fraude ou adulteração é uma preocupação. Uma assinatura ou um documento pode ser alterado se alguém tiver acesso ilegal a ele. É por isso que é fundamental escolher um fornecedor estabelecido de assinaturas eletrônicas que empregue técnicas de criptografia e autenticação para bloquear o acesso ilegal e garantir a validade da assinatura.

Conclusão

Concluindo, a eficiência e a segurança de seus fluxos de trabalho e armazenamento de documentos podem ser consideravelmente aprimoradas com o uso de assinaturas e selos eletrônicos. Você pode economizar tempo e evitar a necessidade de enviar documentos fisicamente usando assinaturas eletrônicas. Os selos eletrônicos reforçam ainda mais a segurança, verificando a legitimidade dos seus documentos eletrônicos e evitando falsificações. Os riscos associados às assinaturas eletrônicas podem ser reduzidos ao trabalhar com fornecedores confiáveis que usam métodos de autenticação e criptografia fortes. Adote a prática moderna de assinar papéis digitalmente para economizar tempo e esforço em suas operações comerciais.

Considerações finais

Na Artlogooferecemos mais do que apenas uma assinatura - oferecemos um toque personalizado e diferenciado a cada documento digital que você assina. Seja no mundo jurídico, médico ou financeiro, nosso serviço de assinatura garante uma assinatura segura e protegida que deixa uma impressão duradoura no papel e no mundo digital. Não se contente com uma assinatura eletrônica trivial quando você pode se destacar com a assinatura manuscrita da Artlogo.

  1. https://ec.europa.eu/digital-building-blocks/wikis/display/ESIGKB/What+is+an+electronic+seal
  2. https://ncua.gov/regulation-supervision/manuals-guides/federal-consumer-financial-protection-guide/compliance-management/deposit-regulations/electronic-signatures-global-and-national-commerce-act-e-sign-act
  1. https://www.enisa.europa.eu/topics/cybersecurity-policy/trust-services
  2. https://blog.mozilla.org/en/privacy-security/this-is-your-digital-fingerprint/
  3. https://www.uniformlaws.org/committees/community-home?CommunityKey=2c04b76c-2b7d-4399-977e-d5876ba7e034
  4. https://www.sciencedirect.com/topics/computer-science/electronic-document
  5. https://www.techopedia.com/definition/15206/digital-pen

Artigo escrito por

Cynthia Post, especialista em marketing e branding

Artlogo

Cynthia é uma profissional de marketing experiente, com mais de dez anos de experiência em gerenciamento nas principais empresas globais do mundo. Ela tem ajudado empresas a prosperar e aumentar suas vendas durante toda a sua carreira, depois de se formar com louvor na London School of Economics. O branding, que inclui marketing e design, é sua maior paixão e a tem mantido no clube das 5 da manhã nos últimos 7 anos. Ela é muito focada em detalhes, novas soluções e tendências do setor.

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