Como assinar um documento enviado por e-mail: Guia passo a passo
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Como assinar um documento enviado por e-mail: Guia passo a passo

 

Na atual era digital, tanto profissionais de negócios quanto estudantes universitários assinam com frequência documentos que lhes são entregues por e-mail. No entanto, muitas pessoas ainda têm problemas com esse procedimento, perguntando coisas como: "O que é uma assinatura eletrônica?" e "Como posso ter certeza de que minha assinatura é legal?" Este guia detalhado procura dar uma visão geral completa do procedimento, incluindo os vários tipos de assinaturas eletrônicas, como produzi-las e incluí-las em um documento e as práticas recomendadas para garantir a legitimidade da sua assinatura. Portanto, essa orientação o ajudará a assinar documentos com confiança, seja para entregá-los aos colegas de trabalho ou para entregar tarefas aos professores.

Por que é importante saber como assinar documentos enviados por e-mail?

O e-mail assumiu o posto de principal forma de comunicação para fins comerciais e acadêmicos no mundo acelerado de hoje. A assinatura é frequentemente exigida para a validade de muitos documentos importantes, incluindo contratos, acordos e atribuições, que são frequentemente comunicados por e-mail. Entender como assinar um documento enviado por e-mail não só economiza tempo e trabalho, mas também garante a validade e a autenticidade do documento.

Além disso, o uso de assinaturas eletrônicas torna o processo mais econômico e ambientalmente responsável eliminando a necessidade de imprimir, assinar e digitalizar cópias físicas. Portanto, qualquer pessoa que deseje ter sucesso em seus empreendimentos profissionais ou acadêmicos deve aprender a assinar corretamente um documento enviado por e-mail.

Entendendo os diferentes formatos de arquivo

Os arquivos Word e PDF são os dois tipos de arquivos mais populares tipos de arquivos para documentos. Embora os documentos do Word sejam mais adaptáveis e editáveis, os documentos em PDF são geralmente recomendados para documentos formais que precisam manter a formatação e o design.

Certifique-se de que você tenha o software necessário para abrir e editar o arquivo quando receber um documento para assinar. Para abrir documentos em PDF e Word, a maioria dos computadores tem um software integrado. Entretanto, se quiser editar o documento ou adicionar uma assinatura eletrônica, talvez seja necessário fazer download de um software adicional, como o Adobe ou o DocuSign.

Aconselhamos o uso de Artlogoque oferece uma abordagem simples e transparente para alterar e inserir assinaturas digitais em documentos, para que o procedimento seja mais rápido e fácil.

Será mais simples e eficaz assinar um documento enviado por e-mail se você estiver ciente dos vários formatos de arquivo e tiver o software necessário.

 

Opções de assinatura digital

Depois de ter o software necessário, é fundamental compreender as várias opções de assinatura eletrônica. As assinaturas eletrônicas básicas, as assinaturas eletrônicas avançadas e as assinaturas eletrônicas certificadas são as três principais categorias.

O tipo mais básico de assinatura eletrônica é tão fácil de criar quanto digitar seu nome ou carregar uma imagem da sua assinatura. Para garantir a integridade da assinatura, as assinaturas eletrônicas avançadas precisam de medidas de segurança adicionais, como proteção por senha ou IDs digitais distintas. O tipo mais confiável e legítimo de assinatura eletrônica é a qualificada, que precisa de um certificado de um fornecedor reconhecido.

Considere a quantidade de segurança e a validade do documento necessárias ao decidir o tipo de assinatura eletrônica a ser usada. As assinaturas eletrônicas avançadas são adequadas para a maioria das necessidades acadêmicas e profissionais. Entretanto, uma assinatura eletrônica qualificada pode ser necessária para documentos mais importantes ou confidenciais.

Como assinar um documento enviado por e-mail passo a passo

Etapa 1: Abra o e-mail que contém o documento que você precisa assinar.

Etapa 2: Faça o download e abra o documento usando o software apropriado.

Etapa 3: Revise o documento para garantir que todas as informações sejam precisas e completas.

Etapa 4: Determine o tipo de assinatura eletrônica necessária e escolha a opção apropriada.

Etapa 5: Se estiver usando uma assinatura eletrônica básica, digite seu nome ou carregue uma imagem da sua assinatura no campo apropriado.

Etapa 6: Se estiver usando uma assinatura eletrônica avançada, siga as instruções na caixa de ferramentas para adicionar recursos de segurança adicionais, como uma senha ou um identificador digital.

Etapa 7: Se estiver usando uma assinatura eletrônica qualificada, certifique-se de ter o certificado necessário de um provedor credenciado antes de adicionar sua assinatura.

Etapa 8: Salve o documento assinado e faça uma cópia para seus registros.

Etapa 9: Envie o documento assinado de volta ao remetente, conforme instruído no e-mail.

Você pode assinar com confiança e facilidade um documento enviado por e-mail seguindo estas instruções. Nunca se esqueça de selecionar o tipo de assinatura eletrônica adequado com base no nível de segurança e na validade legal exigidos pelo documento. É possível concluir a assinatura de um documento enviado por e-mail de forma rápida e eficaz com o equipamento e as habilidades corretas.

Dicas para garantir um processo de assinatura tranquilo

Para garantir um processo de assinatura tranquilo, aqui estão algumas dicas adicionais que você deve ter em mente:

  1. Certifique-se de que você tenha o software necessário para abrir e assinar o documento. Se você não tiver o software correto, talvez seja necessário fazer o download ou pedir ao remetente que converta o documento em um formato diferente. Artlogo, Signnow e Signeasy oferecem a capacidade de assinar documentos sem problemas.
  2. Leia as instruções cuidadosamente para garantir que está assinando o documento corretamente. Se tiver alguma dúvida ou preocupação, não hesite em entrar em contato com o remetente para obter esclarecimentos.
  3. Se estiver usando uma imagem da sua assinatura, verifique se ela está clara e legível. Se não estiver, talvez seja necessário criar uma nova imagem de assinatura ou assinar o documento usando um método diferente.
  4. Verifique novamente se você assinou e salvou o documento corretamente antes de enviá-lo de volta ao remetente. Isso ajudará a evitar atrasos ou erros no processo de assinatura.
  5. Plug-ins: Considere o uso de plug-ins como o DocuSign ou o Adobe Sign para um processo de assinatura mais eficiente e seguro. Esses plug-ins não apenas permitem assinaturas eletrônicas, mas também oferecem recursos como lembretes automáticos e rastreamento de documentos.

Seguindo essas dicas e o guia passo a passo descrito acima, você pode assinar com confiança um documento enviado por e-mail e garantir que ele seja juridicamente vinculativo e seguro.

Como posso desenhar minha assinatura digitalmente?

Se você preferir desenhar sua assinatura digitalmente, a Artlogo é uma excelente opção. Essa plataforma on-line oferece designs de assinatura exclusivos feitos por calígrafos e designers qualificados.

Com o Artlogo, você pode asquirir uma assinatura profissionalmente elaborada assinatura manuscrita ou desenhar sua própria assinatura em um computador, tablet ou dispositivo móvel. A equipe de calígrafos, designers e consultores de marca começará a trabalhar assim que você enviar seu pedido, juntamente com todos os detalhes necessários e/ou amostras de assinaturas. O resultado é uma assinatura 100% manuscrita, que é única e pode ser usada para marcas, assinatura de documentos e assinaturas de e-mail, entre outras coisas.

Sua assinatura digital terá mais chances de ser aceita como uma assinatura legítima para documentos legais ou e-mails importantes se parecer polida e profissional graças ao uso de uma ferramenta como o Artlogo. Além disso, desenvolver sua própria marca e destacar-se de seus colegas pode ajudar a criar uma marca registrada distinta e inesquecível.

Como posso compartilhar meu documento de e-mail depois de assinado?

É hora de devolver o documento ao remetente ou ao destinatário pretendido depois de assiná-lo. Veja como enviar um e-mail com seu documento assinado anexado:

  1. Salve o documento assinado em seu computador ou dispositivo.
  2. Abra seu cliente de e-mail e crie uma nova mensagem.
  3. Anexe o documento assinado ao e-mail clicando no ícone "Anexar" ou arrastando e soltando o arquivo no corpo do e-mail.
  4. Adicione uma linha de assunto e qualquer mensagem ou observação necessária para o destinatário.
  5. Verifique novamente se o documento anexado é o correto e se tem sua assinatura anexada.
  6. Clique em "Send" (Enviar) para concluir o processo.

Posso imprimir meu documento de e-mail e assinar com uma caneta?

Seu documento de e-mail pode ser impresso e assinado com uma caneta. Isso, no entanto, anula o objetivo de assinar eletronicamente um documento e pode não ser permitido em algumas circunstâncias. É melhor sempre verificar com o remetente ou o destinatário se é necessária uma assinatura física em papel ou se uma assinatura digital é suficiente. Imprima o documento, assine-o com uma caneta se for necessária uma assinatura física, digitalize-o e envie-o de volta ao remetente ou destinatário.

Problemas comuns encontrados ao assinar documentos enviados por e-mail

Um dos erros mais frequentes é enviar um e-mail sem antes anexar o documento assinado. Ao verificar se o documento anexado é de fato a versão assinada, isso pode ser facilmente evitado.

A falta de software ou instrumentos adequados para assinar o papel eletronicamente é outro problema em potencial. É fundamental considerar todas as opções disponíveis nessa situação, como usar um programa como o Artlogo ou perguntar ao remetente ou ao destinatário se uma assinatura física é adequada.

Por último, mas não menos importante, é fundamental confirmar que o documento que está sendo assinado é a versão correta e que todas as alterações foram feitas antes da assinatura. É sempre uma boa ideia ler cuidadosamente o documento antes de assiná-lo e devolvê-lo para evitar mal-entendidos ou possíveis problemas.

Há algum risco associado à assinatura de um documento enviado por e-mail?

Sim, há riscos associados à assinatura de um documento enviado por e-mail. Um perigo significativo é que o documento pode ser hackeado ou interceptado durante a transmissão. Isso pode colocar em risco a segurança de sua assinatura. O documento pode ser alterado após a assinatura, causando sérias consequências legais ou financeiras.

Para reduzir esses riscos, é importante usar serviços de e-mail seguros e assinar apenas documentos que você tenha verificado como legítimos. É altamente recomendável usar um software de assinatura digital com criptografia e autenticação para manter a integridade dos documentos assinados.

Como profissional de negócios ou estudante universitário, é importante ter cautela e diligência ao assinar documentos enviados por e-mail para proteger seus interesses pessoais e profissionais.

Conclusão

Concluindo, assinar eletronicamente um documento é um procedimento simples que requer planejamento e execução cuidadosos. Você pode garantir que sua assinatura eletrônica seja anexada corretamente ao documento e que ele seja enviado de volta ao destinatário sem problemas seguindo as etapas descritas acima. Sempre revise o arquivo anexado duas vezes e pergunte ao remetente ou ao destinatário se é necessária uma assinatura física ou digital. Ao fazer isso, você demonstra sua competência e profissionalismo como empresário ou estudante universitário.

Considerações finais

Quando se trata de assinar documentos eletrônicos, você quer garantir que isso seja feito de forma segura, protegida e com um toque pessoal. É por isso que a Artlogo entra em cena. Nossos serviços atendem a estudantes e profissionais de negócios de todo o mundo que desejam deixar uma impressão duradoura sempre que assinarem. Temos orgulho de ajudá-lo a criar sua própria assinatura manuscrita e deixar uma marca em todos os seus documentos importantes. Não se contente com uma assinatura sem graça, use o Artlogo e assine com confiança hoje mesmo!

Fontes

  1. https://phrasee.co/news/a-brief-history-of-email/
  2. https://connective.eu/electronic-signatures-contribute-to-sustainability/
  3. https://www.computerhope.com/issues/ch001789.htm

    Artigo escrito por

    Cynthia Post, especialista em marketing e branding

    Artlogo

    Cynthia é uma profissional de marketing experiente, com mais de dez anos de experiência em gerenciamento nas principais empresas globais do mundo. Ela tem ajudado empresas a prosperar e aumentar suas vendas durante toda a sua carreira, depois de se formar com louvor na London School of Economics. O branding, que inclui marketing e design, é sua maior paixão e a tem mantido no clube das 5 da manhã nos últimos 7 anos. Ela é muito focada em detalhes, novas soluções e tendências do setor.

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    4.8 (Excelente)
    FB
    Fabien Bonabaud
    2 avaliações  Localização CH
    17 horas atrás
    Assinaturas bem projetadas e bom atendimento ao cliente

    Eu não sabia o que esperar, mas a ArtLogo criou um logotipo de assinatura inspirador para minha empresa de vinhos em um prazo bastante curto, e eles também foram muito receptivos às minhas solicitações de alteração. O atendimento ao cliente é educado e muito ágil. Eu definitivamente recomendo!

    Data da compra: 04 de fevereiro de 2025
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    Sofie Blanckaert
    1 avaliação  Localização BE
    5 dias atrás
    Serviço perfeito, criadores adoráveis e pontuais

    A Artlogo fez um trabalho maravilhoso ao criar minha assinatura e iniciais para minha empresa de arte Sofie B. Light Art. Como artista, eu precisava que as iniciais pudessem ser impressas em um carimbo para assinar minhas pinturas. O ajuste fino do logotipo foi feito em três tentativas, pois o primeiro design era um pouco exagerado, mas eles conseguiram atender à necessidade de simplicidade, limpeza e reconhecimento. Meu logotipo de assinatura ficou perfeito após duas tentativas. Bom feedback da equipe da Artlogo em todos os momentos. Eles realmente implementam seu feedback. Eu até pedi um prazo e eles o cumpriram! O recurso watermarq em seu site também é uma vitória para usar! Eu os recomendo muito! Obrigado, ARTlogo!

    Data da compra: 29 de janeiro de 2025
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    Caroline Jensen
    1 avaliação  Localização SE
    17 de janeiro de 2025
    Eu encontrei "a pessoa certa"!

    Tive uma experiência fantástica ao criar meu logotipo exclusivo. A comunicação foi muito favorável, e me senti muito ouvido. Eles também conseguiram criar um logotipo que realmente parecia "o único", o que é meio mágico!? Foram necessárias apenas duas revisões e então estávamos em casa. Em resumo - super profissional e super amigável ao mesmo tempo. Eu realmente recomendaria esse serviço a qualquer pessoa que esteja procurando um logotipo pessoal.

    Data da compra: 15 de janeiro de 2025
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    Daniel Gimmer
    2 avaliações  Localização EUA
    24 de janeiro de 2025
    Resultados excelentes e suporte amigável

    Resposta muito rápida, resultados de alta qualidade, um contato amigável e a possibilidade de ajustar o logotipo às suas necessidades, se necessário. Estou muito satisfeito com o resultado - muito obrigado!

    Data da compra: 22 de janeiro de 2025
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    Guy Corl
    1 avaliação  Localização EUA
    10 de janeiro de 2025
    Serviço exclusivo, processo tranquilo

    Eu realmente aprecio o serviço exclusivo que a Artlogo está oferecendo àqueles que buscam um meio profissional e elegante de divulgar seu trabalho no mundo. O processo foi fácil, o preço justo e o acompanhamento excelente. Faça um favor a si mesmo e crie algo que possa representá-lo por muitos anos

    Data da compra: 31 de dezembro de 2024
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    Sr. Jason Tey
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    14 de janeiro de 2025
    Eu recomendo as expressões artísticas da Artlogo!

    A Artlogo fez um trabalho magnífico ao ajudar a revelar a verdadeira essência da Techno-Science Design & Engineering. O calígrafo-chefe foi muito paciente comigo durante todo o processo de design.Se estiver procurando um logotipo que comunique artisticamente, os logotipos com assinatura manuscrita da Artlogo são definitivamente imperdíveis.

    Data da compra: 11 de janeiro de 2025
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    Richard de Kock
    3 avaliações  Localização GB
    5 de janeiro de 2025
    Excelente serviço e assinatura

    Tive uma experiência muito boa. Eles são altamente profissionais e obtive uma assinatura muito boa no processo. Quando precisei fazer alterações, não houve nenhum desafio, eles simplesmente fizeram as alterações com alegria para garantir que eu ficasse totalmente satisfeito!

    Data da compra: 06 de dezembro de 2024
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    Elliot Barber
    2 avaliações  Localização GB
    25 de dezembro de 2024
    Fazer um pedido na Artlogo foi a melhor coisa...

    Fazer um pedido à Artlogo foi a melhor decisão para mim e minha equipe. Somos uma agência de marketing com 11 pessoas. Decidimos obter assinaturas de e-mail para todos os membros. Cada membro escolheu seu próprio estilo e recebeu uma assinatura exclusiva. Foi fácil se comunicar e solicitar uma revisão (apenas para algumas das assinaturas). Portanto, tenho o prazer de recomendar a Artlogo!

    Data da compra: 20 de dezembro de 2024
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    Daniel Holden
    17 avaliações  Localização GB
    10 de janeiro de 2025
    Impressionado com a facilidade de uso

    Fiquei impressionado com a facilidade de uso do site e com a variedade de opções disponíveis. Minha arte foi produzida dentro do prazo estipulado e ficou perfeita logo na primeira vez.

    Data da compra: 09 de janeiro de 2025
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    Ronnie E.
    1 avaliação  Localização GB
    17 de dezembro de 2024
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    Sou jornalista de viagens e agora estou trabalhando no meu próprio livro e acabei de assinar um contato com uma editora. Sonho grande e estou me visualizando dando autógrafos rs. Ouvi falar da Artlogo por meio de um amigo e decidi tentar. Há artistas profissionais na equipe e eles fazem lindas assinaturas manuscritas em vários estilos de caligrafia. Eu queria algo curto, mas artístico, e eles fizeram um autógrafo de assinatura fabuloso para mim. Também comprei folhas para praticar e agora parece que essa assinatura é minha desde que nasci. Valeu totalmente o preço.

    Data da compra: 05 de dezembro de 2024
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    Allen K. Mouzon
    2 avaliações  Localização GB
    25 de dezembro de 2024
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    Recentemente, comprei um logotipo com vários complementos da Artlogo. Pessoalmente, gostei do processo de pedido e as revisões são fáceis de solicitar. Precisei apenas de uma pequena revisão. O resultado é excelente e agora estou usando meu logotipo em todos os lugares. Excelente trabalho!

    Data da compra: 11 de dezembro de 2024
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    Janine Shepard
    1 avaliação  Localização EUA
    8 de janeiro de 2025
    Muito responsivo

    Quando solicitei modificações na assinatura originalmente criada, a Artlogo foi muito receptiva e me deu uma assinatura que se parecia mais com meu estilo. Eu já a utilizei!

    Data da compra: 02 de janeiro de 2025
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    Harry Apikian
    1 avaliação  Localização CA
    20 de dezembro de 2024
    Ele enriquece a qualidade de sua apresentação

    Este é o segundo logotipo de assinatura que recebo da Artlogo. Eu os utilizo para colocar marcas d'água em minhas fotos antes de publicá-las na Internet. Isso faz com que seu trabalho pareça profissional e mais valioso.Recebi muitos elogios sobre a beleza de minha assinatura.

    Data da compra: 13 de novembro de 2024
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    Deborah B.
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    4 de dezembro de 2024
    Produto e serviço superiores! #BlownAway

    Encomendei meu segundo logotipo e a Artlogo mais uma vez superou minhas expectativas. Sua generosidade em termos de tempo e esforço é simplesmente extraordinária. Eles não só possuem excelentes habilidades de design (trabalham com você até que você fique satisfeito com o resultado), como também fornecem uma infinidade de arquivos para uso em qualquer função. Não consigo imaginar um produto ou serviço melhor!

    Data da compra: 02 de dezembro de 2024
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    Fabio Komlos
    1 avaliação  Localização EUA
    11 de janeiro de 2025
    Atendimento ao cliente muito bom e rápido...

    O atendimento ao cliente foi muito bom, com respostas rápidas e revisões em tempo hábil. Eles criaram uma assinatura muito elegante e estou muito feliz com o resultado.

    Data da compra: 10 de janeiro de 2025
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    Marcel Eisenwinder
    1 avaliação  Localização DE
    18 de dezembro de 2024
    Estou completamente satisfeito

    Estou completamente satisfeito, o processo foi tranquilo, a assinatura foi exatamente como eu imaginava e meus desejos individuais foram levados em consideração. Só posso recomendar. Mais uma vez, muito obrigado. Até o próximo pedido

    Data da compra: 16 de dezembro de 2024
    BW
    Ben Wheeler
    1 avaliação  Localização EUA
    13 de dezembro de 2024
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    Recentemente, abri meu próprio estúdio de beleza e precisava de um logotipo que se destacasse. A Artlogo criou um lindo logotipo para mim. A primeira tentativa não era exatamente o que eu precisava e eles fizeram edições totalmente gratuitas. Também incluiu um desenho personalizado que eu adorei. Recomendo 100%.

    Data da compra: 03 de dezembro de 2024
    CW
    Cliente
    4 avaliações  Localização GB
    20 de novembro de 2024
    Impressionante!

    Às vezes, parece que o atendimento ao cliente e o toque pessoal são uma arte em extinção nas empresas, mas não com a Artlogo! Fiquei impressionado com seu trabalho e atendimento ao cliente desde que comecei a usá-los. Eles deram vida ao meu logotipo exclusivo, refletindo perfeitamente a identidade da minha marca! Suas respostas rápidas e a disposição em ajudar com minhas perguntas foram impressionantes! Não hesite em procurar a Artlogo, você também ficará impressionado!

    Data da compra: 19 de novembro de 2024
    PT
    Peter Thorpe
    16 avaliações  Localização AE
    5 de dezembro de 2024
    1ª classe

    Eu estava cético em relação ao pedido, mas resolvi arriscar. Devo dizer que a comunicação foi excelente. A assinatura produzida foi de primeira classe, tanto que agora vou pedir vários outros complementos que eles oferecem. Não posso criticar o serviço prestado a mim mesmo

    Data da compra: 28 de novembro de 2024
    JM
    James M. Cordiero
    9 avaliações  Localização EUA
    Atualizado em 19 de dezembro de 2024
    ARTLOGO - ASSINATURAS MANUSCRITAS INCRÍVEIS!!!

    Todo mundo sabe que fazer pedidos on-line às vezes pode ser um desafio, na melhor das hipóteses... Sam e Tracy, da "Artlogo", foram excelentes. Eles fizeram ajustes três vezes para mim.Não tenho palavras para agradecê-los por suas respostas rápidas a todos os e-mails. É uma das melhores empresas com as quais já negociei.Jim Chatham, MA

    Data da compra: 05 de dezembro de 2024

    O que nossos clientes dizem sobre a Artlogo