Na era digital, assinar e enviar documentos vitais está a apenas alguns cliques de distância. Uma ferramenta popular que revolucionou a maneira como lidamos com a papelada é o DocuSign. Se você é um profissional, empresário ou precisa assinar documentos eletronicamente, aprender a usar o DocuSign economiza seu tempo e aborrecimento. Este tutorial fácil de usar o guiará no gerenciamento de documentos importantes com confiança e sem esforço.
O que é a DocuSign?
O DocuSign é um software de assinatura eletrônica que permite aos usuários assinar, enviar e gerenciar documentos eletronicamente. Ele elimina a necessidade de impressão, digitalização e envio físico de documentos, tornando-o uma solução conveniente e que economiza tempo para empresas e indivíduos.
Com o DocuSign, você pode assinar documentos eletronicamente, solicitar assinaturas de outras pessoas e acompanhar o andamento de seus documentos em tempo real. Ele fornece uma forma segura e legalmente vinculativa segura e legalmente vinculada para lidar com documentos importantes, garantindo que seus documentos estejam seguros e protegidos durante todo o processo.
Como usar o DocuSign
Quando se trata de usar o DocuSign, é essencial entender o processo de assinatura. A DocuSign oferece uma maneira segura e conveniente de assinar documentos eletronicamente, eliminando a necessidade de assinaturas físicas ou de impressão e digitalização de documentos.
Etapa 1: Criar uma conta
A primeira etapa para começar a usar a DocuSign é criar uma conta. Visite o site da DocuSign e clique em "Sign Up" (Registrar-se). Digite seu e-mail e crie uma senha. Uma vez feito isso, você terá acesso à sua conta DocuSign.
Etapa 2: Faça upload de seu documento
Depois de fazer login na sua conta DocuSign, você será direcionado para a página inicial. Para começar a usar o DocuSign, carregue o documento que você deseja assinar ou enviar. Clique em "New" (Novo) e escolha "Send a Document" (Enviar um documento) ou "Sign a Document" (Assinar um documento) de acordo com suas necessidades. Você pode carregar um documento do seu computador ou do armazenamento em nuvem, ou pode escolher entre modelos já disponíveis no DocuSign.
Etapa 3: Adicionar destinatários e campos de assinatura
Em seguida, você precisará adicionar destinatários ao seu documento. Digite os endereços de e-mail das pessoas que precisam assinar o documento. Você também pode especificar a ordem em que os destinatários devem assinar. Depois de adicionar os destinatários, basta arrastar e soltar os campos de assinatura no documento em que eles precisam assinar. O DocuSign oferece campos personalizáveis, como assinatura, iniciais, data e campos de texto, para atender aos requisitos de seu documento.
Etapa 4: Personalize a mensagem e as opções do e-mail
Antes de enviar o documento, você pode personalizar a mensagem de e-mail que será enviada aos destinatários. Você também pode selecionar opções adicionais, como definir lembretes de assinatura, permitir a delegação a outras pessoas e adicionar uma data de validade. Acesse as opções clicando no botão "More" (Mais) no canto superior direito.
Etapa 5: Enviar ou assinar o documento
Depois de personalizar a mensagem de e-mail e as opções, você estará pronto para enviar ou assinar o documento. Para enviar o documento, clique em "Send" (Enviar) como remetente. Os destinatários receberão um e-mail com um link para acessar e assinar eletronicamente o documento. Como destinatário, abra o e-mail e clique no link para assinar o documento. É possível assinar o documento usando o mouse, a tela sensível ao toque ou fazendo upload de uma cópia digitalizada da sua assinatura.
Etapa 6: Rastrear e gerenciar o documento
Depois que o documento for enviado ou assinado, você poderá acompanhar seu progresso e gerenciá-lo em sua conta do DocuSign. Você poderá ver quem assinou o documento, quando o assinou e se há alguma assinatura pendente. Também é possível enviar lembretes aos destinatários que ainda não assinaram e baixar uma cópia do documento assinado para seus registros.
Opções de edição de revisão e visualização
Antes de enviar ou assinar o documento, é importante revisar e visualizar as opções de edição disponíveis. O DocuSign permite que você faça alterações no documento, se necessário, antes que ele seja finalizado.
Para revisar e visualizar as opções de edição, clique no botão "Review and Edit" (Revisar e editar) localizado no canto superior direito da tela. Isso abrirá um menu no qual você poderá optar por editar o documento, adicionar outros campos ou destinatários, alterar a ordem de assinatura ou fazer qualquer outra modificação necessária.
Ao fazer edições no documento, você pode usar as várias ferramentas de edição fornecidas pela DocuSign. Essas ferramentas permitem que você adicione texto, imagens, marcas de verificação ou outras anotações ao documento. Você também pode redimensionar ou reposicionar os campos de assinatura, as caixas de iniciais ou outros campos, conforme necessário.
Depois de fazer todas as edições necessárias, você pode visualizar o documento para garantir que tudo esteja correto. A opção de visualização permite que você veja o documento como os destinatários o verão. Essa é uma etapa crucial para garantir que o documento seja exibido exatamente como pretendido e que todos os campos e informações estejam nos locais corretos.
Se precisar fazer outras alterações, você poderá voltar às opções de edição e fazer as modificações necessárias. Quando estiver satisfeito com o documento, você poderá continuar a enviá-lo ou assiná-lo, conforme mencionado na etapa 5.
Como faço para personalizar o campo de assinatura no DocuSign?
A DocuSign oferece uma variedade de opções para personalizar o campo de assinatura de acordo com suas necessidades. Ao personalizar o campo de assinatura, você pode garantir que ele se alinhe à sua marca e aprimore a experiência geral do usuário. Veja a seguir as etapas para personalizar o campo de assinatura no DocuSign:
- Faça login em sua conta da DocuSign: Acesse o site da DocuSign e faça login usando as credenciais de sua conta.
- Selecione o documento: Escolha o documento ao qual você deseja adicionar um campo de assinatura personalizado. Para carregar o documento, clique no botão "Upload" se ainda não tiver feito isso.
- Acesse o campo de assinatura: Selecione o documento e clique no botão "Sign" (Assinar) na parte superior da página. Isso abrirá as opções do campo de assinatura.
- Personalizar o campo de assinatura: Nas opções do campo de assinatura, você pode escolher entre várias opções de personalização. Aqui estão algumas das principais opções que você pode modificar:
- A) Estilo de assinatura: Selecione o tipo de assinatura que deseja usar. O DocuSign oferece três opções - Desenhar, Digitar ou Carregar. Você pode escolher a opção que melhor se adapta à sua preferência.
- B) Fonte de assinatura: Personalize o estilo e o tamanho da fonte de sua assinatura.
- C) Cor da assinatura: escolha a cor da tinta da assinatura de acordo com sua marca ou preferência pessoal.
- D) Colocação da assinatura: Arraste e solte o campo de assinatura para o local desejado no documento.
- Salvar e aplicar alterações: Personalize o campo de assinatura conforme desejado e, em seguida, salve as alterações clicando em "Save" (Salvar) ou "Apply Changes" (Aplicar alterações).
- Visualizar o campo de assinatura: Antes de finalizar o documento, é importante visualizar como o campo de assinatura aparecerá para os destinatários. Isso garantirá que a personalização seja aplicada corretamente e que o campo de assinatura esteja alinhado com sua marca.
- Faça mais ajustes, se necessário: Para ajustar ainda mais o campo de assinatura, volte às opções de personalização e modifique-as conforme necessário. Reserve um tempo para garantir que o campo de assinatura esteja exatamente como você deseja antes de continuar.
- Enviar ou assinar o documento: Quando estiver satisfeito com a personalização do campo de assinatura, você poderá enviar o documento para os destinatários ou assiná-lo você mesmo. O DocuSign oferece opções para enviar o documento por e-mail ou outros métodos, dependendo de suas preferências.
Conclusão
Em conclusão, a DocuSign se tornou um divisor de águas em nossa era digital, transformando a maneira como lidamos com documentos. Sua plataforma de fácil utilização simplifica o processo de assinatura, eliminando a necessidade de impressão, digitalização e envio por correio. Com o DocuSign, você pode gerenciar documentos com confiança, desde a adição de destinatários e campos de assinatura até a personalização de mensagens e o acompanhamento do progresso. A capacidade de revisar, editar e personalizar os campos de assinatura acrescenta uma camada de personalização. Adote o DocuSign para simplificar sua papelada, economizar tempo e garantir o manuseio seguro e eficiente de documentos para todas as suas necessidades profissionais e pessoais.
Considerações finais
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Fontes
- https://www.docusign.com/esignature/document-signing-software
- https://www.rocketlawyer.com/business-and-contracts/business-operations/contract-management/legal-guide/are-digital-signatures-legally-binding
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